شركات ومؤسسات
تنظيم في مستوى مؤسستك.
جمعيات عمومية، منتديات، مراسم رسمية، لقاءات مهنية أو فعاليات داخلية: اجمع مدعويك واعتماداتك وفرقك وتقاريرك في بيئة مصمَّمة للتحكّم.
- فعاليات عامة أو خاصة
- دعوات بالأسماء
- بروتوكول
- اعتمادات
- تقارير
عرض توضيحي
- الوفد مؤكَّد
- شارة بروتوكول مطبوعة
- 438 مدعوًا حاضرًا
- التقرير مُحدَّث
مستوى التنظيم يُلاحَظ من أول دعوة.
لكل إطار قواعده
يتكيّف Tikiti مع أطر مهنية ومؤسسية مختلفة.
فئات المدعوين ونموذج الدعوة والشارة والمناطق والتقرير تتغيّر بتغيّر نوع الفعالية.
أعضاء وتفويضات ومتابعة حضور.
فئات الأعضاء والدعوات بالأسماء وسجل الحضور تخدم الاستقبال ومحضر الاجتماع معًا.
هويتك أولًا
فعاليتك يجب أن تشبه مؤسستك.
صفحة عامة أو خاصة تحمل سياق اللقاء وبرنامجه وشروط المشاركة فيه، بعنوانك وبألوانك.
- هويتك البصرية
- سياق اللقاء
- البرنامج
- المتحدثون
- الشركاء
- معلومات عملية
- شروط المشاركة
- التسجيل أو الدعوات
تجربة متسقة، من الدعوة إلى التقرير النهائي.
المدعوون والبروتوكول
قائمة مدعوين لا تكفي حين تختلف كل الملفات.
استورد قائمتك، ثم نظّم كل مدعو بحسب دوره ووفده وقواعد الفعالية.
- الهوية والوظيفة
- المنظمة
- الوفد
- الفئة البروتوكولية
- المرافقون
- مستوى الدخول
- الطاولة أو المقعد
- مسؤول الاستقبال
- حالة الرد
كل مدعو يحتفظ بمكانه وفئته ومساره.
الدعوة
أرسل الدعوة المناسبة إلى الشخص المناسب.
تحمل الدعوة هوية الفعالية والمحتوى الذي يناسب المدعو، وصولًا إلى رمزه الفردي.
- اسم المدعو
- الوظيفة والمنظمة
- صيغة بروتوكولية
- التاريخ والمكان
- البرنامج
- اللباس الموصى به
- تعليمات الدخول
- زر الرد
- رمز QR فردي
دعوة باسم صاحبها تُظهر أن الشخص كان منتظَرًا فعلًا.
الردود
اعرف من سيأتي قبل تجهيز الاستقبال.
تنضم الردود إلى القائمة المركزية، ولا يراها إلا أعضاء الفريق المخوَّلون. والتذكيرات موجَّهة: وفد غير مكتمل، مدعوون لم يردّوا، مرافقون لم تُذكَر أسماؤهم.
- دعوة جاهزة
- مرسَلة
- تمت قراءتها
- حضور مؤكَّد
- اعتذار
- قيد الانتظار
- معلومات ناقصة
- مرافق مؤكَّد
قائمة محدَّثة تتيح تجهيز المكان والبروتوكول والفرق بدقة.
الوفود
قد يعتمد عدة أشخاص على دعوة واحدة.
الوفد ليس مرافقًا إضافيًا: إنه مجموعة منظَّمة، لها رئيسها وأعضاؤها وصلاحياتها.
رئيس الوفد
جهة اتصال واحدة لتأكيد المجموعة واستقبالها.
الأعضاء
كل عضو يحتفظ بهويته ووظيفته وشارته.
المرافقون
يُعلَنون مسبقًا، ضمن الحد المقرر للدعوة.
المنطقة والمقاعد
يمكن جمع الوفد على طاولة واحدة أو في مساحة مخصَّصة.
يبقى الوفد مجموعة منظَّمة، دون أن يفقد أعضاؤه هوياتهم.
الشارات والاعتمادات
لكل ملف تعريف يناسب دوره.
الشارة مرتبطة بصلاحيات الدخول المضبوطة لحاملها: النظام هو الذي يقرر، لا لون البطاقة.
- الاسم والوظيفة
- المنظمة
- الصورة
- الفئة
- رمز QR
- المناطق المسموح بها
- مدة الصلاحية
الشارة مرتبطة بصلاحيات الدخول المضبوطة لحاملها.
الدخول
الدعوة المؤكَّدة لا تفتح كل الأبواب.
تُضبط القواعد حسب الفئة والمنطقة والتوقيت واليوم، قبل الافتتاح.
| الفئة | عام | VIP | صحافة | كواليس |
|---|---|---|---|---|
| مدعو | نعم | لا | لا | لا |
| شريك | نعم | نعم | لا | لا |
| صحافة | نعم | لا | نعم | لا |
| متحدث | نعم | نعم | نعم | نعم |
خطة دخول تجريبية. كل منظمة تحدد فئاتها ومناطقها.
الدعوة الصحيحة تفتح الباب الصحيح، لا كل الأبواب.
الفرق
المعلومات الحساسة ليست متاحة للجميع.
كل عضو يتلقى دورًا يناسب مهمته، ولا يفتح إلا ما يحتاجه.
مسؤول الفعالية
رؤية كاملة وقرارات وتقارير.
فريق البروتوكول
المدعوون والوفود والمقاعد والاستقبال بالأسماء.
عاملو الدخول
التحقق عند بوابتهم، دون الاطلاع على القائمة كاملة.
الإدارة
قراءة المؤشرات والتقارير، دون التدخل في التشغيل.
كل واحد يحصل على ما يحتاجه، دون فتح الفعالية كلها للفريق كله.
يوم الفعالية
يرى الفريق فورًا وضع كل مدعو.
عند المدخل، يتعرّف Tikiti Ops على الدعوة أو الشارة أو الاعتماد، ويعرض الفئة والمرافقين المتوقعين والمقعد، ويقول ما الذي يمنع حين يوجد مانع.
- الدخول مسموح
- المدخل خاطئ
- الحضور غير مؤكَّد
- استُخدم سلفًا
- اعتماد غير مفعَّل
- معلومة تحتاج تحققًا
- توجيه إلى البروتوكول
الاستقبال يبقى بشريًا. أما المعلومة فتصبح متاحة فورًا.
المقاعد
جهّز المكان انطلاقًا من القائمة المؤكَّدة فعلًا.
حين تتطلب الفعالية ذلك، يمكن أن يتلقى كل مدعو طاولته أو صفّه أو مقعده أو مساحته البروتوكولية.
- الطاولة
- المنطقة
- الصف
- المقعد
- القاعة
- المساحة البروتوكولية
يصبح المقعد صفةً للمدعو، لا سطرًا في ملف آخر.
بعد الفعالية
الحضور المسجَّل يصبح معلومة قابلة للاستخدام.
يجمع التقرير ما أُرسل وما أُجيب عنه وما حدث فعلًا.
- دعوات مرسَلة
- ردود واردة
- مدعوون متوقعون
- حضور فعلي
- نسبة الحضور
- التوزيع حسب الفئة
- الوفود الحاضرة
- الوصول حسب الساعة
- نشاط البوابات
لم تعد تروي تقريبًا ما حدث: أنت توثّقه.
الضبط والتتبّع
الفعاليات الحساسة تحتاج أكثر من قائمة.
تترك العمليات المهمة أثرًا: من عدّل دعوة، من طبع شارة، من أذن باستثناء.
- صلاحيات حسب الدور
- فصل بين المنظمات
- سجل العمليات
- تاريخ التعديلات
- سحب الصلاحيات
- تصدير مضبوط
كل عملية مهمة تترك أثرًا.
من الدعوة إلى التقرير
خمس لحظات، ومرجع واحد.
كل خطوة تبني على سابقتها، دون نسخة جديدة من الملف.
ي-45
تتشكّل القائمة
تُحدَّد أسماء المدعوين والوفود والفئات البروتوكولية.
ي-30
تنطلق الدعوات
يتلقى كل مدعو دعوة باسمه مع تعليماته.
ي-10
تصل الردود
التأكيدات والاعتذارات والمرافقون تُحدِّث القائمة.
ي-3
يُجهَّز الاستقبال
الشارات والمناطق والمقاعد والفرق ونقاط التحقق مضبوطة.
اليوم
يجري الاستقبال
يُعرَف المدعوون ويُوجَّهون ويُسجَّل وصولهم.
ي+1
التقرير جاهز
يُجمَّع الحضور والفئات ونشاط البوابات.
عدة فرق. مرجع واحد.
قبل
تدور عدة نسخ من القائمة بين البروتوكول والاستقبال والأمن والإدارة.
مع Tikiti
كل فريق يستخدم المعلومات التي تناسب دوره، وتحتفظ المنظمة برؤية مركزية.
يمنح Tikiti الشركات والمؤسسات مرجعًا مشتركًا لتحضير مدعويها وتنسيق فرقها وتقديم حساب دقيق.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن إنشاء فعالية خاصة تمامًا؟
نعم. يمكن إبقاء التسجيل مغلقًا والدخول مقتصرًا على المدعوين بالأسماء.
هل يمكن إدارة عدة مستويات بروتوكولية؟
نعم، عبر الفئات وصلاحيات الدخول وتوزيع المقاعد المضبوطة للفعالية.
هل يمكن طبع الشارات مسبقًا؟
نعم، أو في الموقع حين يتوفر عتاد الطباعة.
هل يمكن استقبال شخص غير مسجَّل؟
يتوقف ذلك على الصلاحيات التي تضبطها. يمكن للعامل توجيهه إلى مسؤول مخوَّل بإضافته أو منح استثناء، ويبقى القرار في السجل.
هل يمكن استخدام نطاقنا الخاص؟
نعم، بحسب الصيغة أو الخيار المعتمد لمنظمتك.
هل يمكن تقييد اطلاع الفرق على البيانات؟
نعم. الأدوار تحدد ما يراه كل شخص وما يمكنه فعله، بما في ذلك التصدير.
حضّر فعالية تمثّل مؤسستك فعلًا.
اجمع مدعويك، ونسّق فرقك، واحتفظ بأثر موثوق لكل مرحلة.
يكيّف Tikiti الإعداد والصلاحيات والمرافقة مع متطلبات منظمتك.