Entreprises & institutions
Une organisation à la hauteur de votre institution.
Assemblées, forums, cérémonies officielles, rencontres professionnelles ou événements internes : centralisez vos invités, vos accréditations, vos équipes et vos rapports dans un environnement conçu pour la maîtrise.
- Événements publics ou privés
- Invitations nominatives
- Protocole
- Accréditations
- Rapports
Démonstration
- Délégation confirmée
- Badge protocole imprimé
- 438 invités présents
- Rapport mis à jour
Le niveau d'organisation se remarque dès la première invitation.
Chaque cadre a ses règles
Tikiti s'adapte à différents cadres professionnels et institutionnels.
Les catégories d'invités, le modèle d'invitation, le badge, les zones et le rapport changent avec le type d'événement.
Membres, mandats et suivi de présence.
Les catégories de membres, les invitations nominatives et le relevé de présence servent autant à l'accueil qu'au procès-verbal.
Votre identité d'abord
Votre événement doit d'abord ressembler à votre organisation.
Une page publique ou privée présente le contexte de la rencontre, son programme et ses conditions de participation, à votre adresse et à vos couleurs.
- Votre identité visuelle
- Contexte de la rencontre
- Programme
- Intervenants
- Partenaires
- Informations pratiques
- Conditions de participation
- Inscriptions ou invitations
Une expérience cohérente, de l'invitation jusqu'au rapport final.
Invités et protocole
Une liste d'invités ne suffit pas quand tous les profils diffèrent.
Importez votre liste, puis organisez chaque invité selon son rôle, sa délégation et les règles de l'événement.
- Identité et fonction
- Organisation
- Délégation
- Catégorie protocolaire
- Accompagnants
- Niveau d'accès
- Table ou place
- Responsable d'accueil
- Statut de réponse
Chaque invité garde sa place, sa catégorie et son parcours.
L'invitation
Adressez la bonne invitation à la bonne personne.
L'invitation porte l'identité de l'événement et le contenu qui correspond au profil de l'invité, jusqu'à son QR individuel.
- Nom de l'invité
- Fonction et organisation
- Message protocolaire
- Date et lieu
- Programme
- Tenue recommandée
- Instructions d'accès
- Bouton de confirmation
- QR code individuel
Une invitation personnalisée montre que la personne était réellement attendue.
Les confirmations
Sachez qui viendra avant de préparer l'accueil.
Les réponses rejoignent la liste centrale, visible par les membres autorisés de l'équipe. Les relances sont ciblées : une délégation incomplète, des invités sans réponse, des accompagnants non identifiés.
- Invitation préparée
- Envoyée
- Consultée
- Présence confirmée
- Déclinée
- En attente
- Information manquante
- Accompagnant confirmé
Une liste à jour permet de préparer l'espace, le protocole et les équipes avec précision.
Délégations
Plusieurs personnes peuvent dépendre d'une même invitation.
Une délégation n'est pas un accompagnant de plus : c'est un groupe organisé, avec son chef, ses membres et ses accès.
Chef de délégation
Interlocuteur unique pour la confirmation et l'accueil du groupe.
Membres
Chacun garde son identité, sa fonction et son badge.
Accompagnants
Déclarés à l'avance, dans la limite prévue pour l'invitation.
Zone et placement
La délégation peut être regroupée à une table ou dans un espace réservé.
Une délégation reste un groupe organisé, sans perdre l'identité de chacun de ses membres.
Badges et accréditations
Chaque profil reçoit une identification adaptée à son rôle.
Le badge est associé aux droits d'accès configurés pour son titulaire : c'est le système qui décide, pas la couleur du carton.
- Nom et fonction
- Organisation
- Photo
- Catégorie
- QR code
- Zones autorisées
- Période de validité
Le badge est associé aux droits d'accès configurés pour son titulaire.
Les accès
Une invitation confirmée n'ouvre pas toutes les portes.
Les règles se posent par catégorie, par zone, par horaire et par journée, avant l'ouverture.
| Catégorie | Général | VIP | Presse | Coulisses |
|---|---|---|---|---|
| Invité | Oui | Non | Non | Non |
| Partenaire | Oui | Oui | Non | Non |
| Presse | Oui | Non | Oui | Non |
| Intervenant | Oui | Oui | Oui | Oui |
Plan d'accès de démonstration. Chaque organisation définit ses catégories et ses zones.
La bonne invitation ouvre la bonne porte, pas toutes les portes.
Les équipes
Les informations sensibles ne sont pas accessibles à tout le monde.
Chaque membre reçoit un rôle adapté à sa mission, et n'ouvre que ce dont il a besoin.
Responsable de l'événement
Vue complète, décisions et rapports.
Équipe protocole
Invités, délégations, placement et accueil nominatif.
Agents d'accès
Contrôle à leur porte, sans accès à la liste complète.
Direction
Lecture des indicateurs et du rapport, sans manipuler l'opérationnel.
Chacun dispose de ce dont il a besoin, sans ouvrir l'événement entier à toute l'équipe.
Le jour de l'événement
L'équipe retrouve immédiatement la situation de chaque invité.
À l'entrée, Tikiti Ops reconnaît l'invitation, le badge ou l'accréditation, affiche la catégorie, les accompagnants attendus et la place prévue, et dit ce qui bloque quand quelque chose bloque.
- Accès autorisé
- Mauvaise porte
- Invitation non confirmée
- Accès déjà utilisé
- Accréditation inactive
- Information à vérifier
- Orientation vers le protocole
L'accueil reste humain. L'information, elle, devient immédiatement disponible.
Placement
Préparez l'espace à partir de la liste réellement confirmée.
Quand l'événement le demande, chaque invité peut recevoir sa table, sa rangée, son siège ou son espace protocolaire.
- Table
- Zone
- Rangée
- Siège
- Salle
- Espace protocolaire
Le placement devient une propriété de l'invité, pas une information isolée dans un autre fichier.
Après l'événement
Une présence enregistrée devient une information exploitable.
Le rapport réunit ce qui a été envoyé, ce qui a été répondu et ce qui s'est réellement passé.
- Invitations envoyées
- Réponses reçues
- Participants attendus
- Présence réelle
- Taux de présence
- Répartition par catégorie
- Délégations présentes
- Arrivées par heure
- Activité des portes
Vous ne racontez plus approximativement ce qui s'est passé. Vous le documentez.
Contrôle et traçabilité
Les événements sensibles demandent plus qu'une liste.
Les actions importantes laissent une trace : qui a modifié une invitation, qui a imprimé un badge, qui a autorisé une exception.
- Accès par rôle
- Séparation des organisations
- Journal des opérations
- Historique des modifications
- Révocation des accès
- Export contrôlé
Chaque action importante laisse une trace.
De l'invitation au rapport
Cinq moments, une information de référence.
Chaque étape s'appuie sur la précédente, sans nouvelle version du fichier.
J-45
La liste se construit
Les invités, les délégations et les catégories protocolaires sont établis.
J-30
Les invitations partent
Chaque invité reçoit une invitation à son nom, avec ses instructions.
J-10
Les réponses arrivent
Confirmations, désistements et accompagnants mettent la liste à jour.
J-3
L'accueil se prépare
Badges, zones, placement, équipes et points de contrôle sont configurés.
Jour J
L'accueil se déroule
Les invités sont reconnus, orientés et enregistrés à leur arrivée.
J+1
Le rapport est disponible
Présence, catégories et activité des portes sont consolidées.
Plusieurs équipes. Une information de référence.
Avant
Plusieurs versions de la liste circulent entre le protocole, l'accueil, la sécurité et la direction.
Avec Tikiti
Chaque équipe utilise les informations correspondant à son rôle, et l'organisation conserve une vision centrale.
Tikiti donne aux entreprises et aux institutions une information commune pour préparer leurs invités, coordonner leurs équipes et rendre compte avec précision.
Questions fréquentes
Peut-on créer un événement strictement privé ?
Oui. Les inscriptions peuvent rester fermées et l'accès réservé aux personnes invitées nominativement.
Peut-on gérer plusieurs niveaux protocolaires ?
Oui, par les catégories, les droits d'accès et le placement configurés pour l'événement.
Les badges peuvent-ils être imprimés à l'avance ?
Oui, ou sur place lorsque le matériel d'impression nécessaire est disponible.
Peut-on accueillir une personne non inscrite ?
Cela dépend des permissions définies. L'agent peut l'orienter vers un responsable autorisé à l'ajouter ou à accorder une exception, et la décision reste dans le journal.
Peut-on utiliser notre propre domaine ?
Oui, selon la formule ou l'option retenue pour votre organisation.
Peut-on limiter l'accès des équipes aux données ?
Oui. Les rôles déterminent ce que chacun voit et ce que chacun peut faire, y compris l'export.
Préparez un événement qui représente réellement votre organisation.
Centralisez vos invités, coordonnez vos équipes et gardez une trace fiable de chaque étape.
Tikiti adapte la configuration, les accès et l'accompagnement aux exigences de votre organisation.